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政务办公中电子信息技术的运用分析
发布时间:2020-06-23

  电子政务是政务部门在日常办公中应用电子信息技术的一种重要体现,在实践中应想办法将网络信息技术、移动云技术、地面数字技术等电子信息技术充分应用于政务办公,以体现其应用特征,进一步实现单位内部与外部的优化整合,实现管理职能、服务职能的高效化,从而为人民群众提供更便捷高效的服务。

  电子信息技术一般是指在处理信息时使用电子技术,主要涉及到获取信息、传递信息、处理信息等内容,所用电子技术包括计算机、网络通信、传感等。电子信息技术在工业革命之后就得以快速发展,全面改变人们处理信息的方式,它出现在人们生活的方方面面。电子信息技术现如今已广泛应用于人们的工作与生活之中,并且伴随网络技术、信息技术的高速发展,尤其是移动互联网的应用日益广泛,电子政务已经成为信息高速公路五大应用(电子政务、电子商务、远程教育、远程医疗、电子娱乐)之首,对于政务办公而言就是应用电子信息技术实现业务与服务的网络化、信息化、智能化改造,这对全面提升政府服务水平具有重要意义。

  1、 电子信息技术在政务办公中应用的主要特征

  1.1、 网络化

  电子信息技术的使用促进人们实现地球村建设,足不出户就知天下事。在数字化传输模式的支持下,电子信息技术呈现出分布广和速度快、存储量大等特征,将全球网络连成一个整体,让人们能够在政务办公中同时传输大容量的信息,提高办公速率。

  1.2、 高效化

  电子信息技术作为计算机、网络通信、传感等技术的集合,大大提高处理信息的效率,帮助政务办公人员为群众提供极大的便利。随着电子技术、集成电路的持续发展,传感器的材料日益高新、技术日益先进、体积日益减小,使得电子信息技术产品的体积也不断变小,提高携带方便程度。如政务办公人员利用笔记本电脑、智能手机等方便携带的电子信息产品可以随时随地开展各项工作,保证群众获得高效化的服务。
 

政务办公中电子信息技术的运用分析
 

  1.3、 智能化

  电子信息技术在政务办公中的应用正朝向智能化发展,如目前比较成熟的智能手机和大热的云计算等,给工作和生活带来极大便利,既节省大量资源,又加快工作及生活的节奏。并且政务办公人员在获取信息时也不再像过去那样要等待很长时间,现在可以短时间获取大量信息,减少群众的等待时间,使其更好地享受政务服务。

  2 、电子信息技术在政务办公中应用的重要举措

  2.1、 网络信息技术的应用

  管理公文是政务办公人员最基本的工作之一,在电子政务建设步伐越来越快的时代背景下,政务办公人员要利用电子资料库,加强与各单位、各部门的联系,真正做到互通有无,了解各地区的政务信息,获得便捷的群众服务方式,彻底改变过去消息闭塞的状况。与此同时,电子化公文在自动化办公模式中基本已经取代传统办公模式,不但节省政务办公中的费用支出,还可以通过网络更全面地了解办公资料,增进与其他办公人员的交流,加深和人民群众的联系,群众也能通过网络有效行使监督权,更及时地反馈信息。

  通过应用网络信息技术,打破过去既定的政务办公环境,协调公文管理与电子政务需求的步调,协调并解决政务办公涉及的信息管理问题,从隐私、安全以及公文信息的采集、整理、发布等环节建立一体化网络机制。办公人员要把电子文档对应的过程信息保留在电子文档里,确保电子文档的内容和信息密切相关,保证信息内容丰富,与政务处理及信息检索等要求相符,防止电子文档信息不完整。如具备政务管理依据的数据信息应在文档信息中得到长久的保留,通过文档过程信息的关联性开展电子文档分类管理工作,并细致整理文档过程信息,将其变为归档管理元数据,确保电子文档及其对应纸质文档的价值。正因为网络信息技术的深入应用,电子政务无纸化办公快速兴起,通过电子信息技术实现电子化的公文管理,提高政务办公效率。

  2.2 移动云新技术的应用

  在政务办公信息化建设进程中,新型移动云技术的应用形成了政务云,它以云计算技术为基础,结合政务办公的信息化需求,对各单位及部门的管理职能、服务职能进行优化与整合,并在政务云上利用信息化手段实现各业务流程的高效办理与职能服务,为政务办公人员提供服务于人民群众的可靠基础服务平台。其流程主要涉及到:

  第一,功能总体设计,由办公人员应用电子信息技术,在政务云上将计算机资源整合成服务,发挥其用户管理和信息管理、政务公开、网络审批这四个功能,供所属单位或部门、群众等共享使用,使政务计算设备的资源利用率更高。

  第二,用户管理与信息共享,即为在政务云平台之上确保数据与信息是安全的,办公人员应控制好用户群体的权限,对于存储在平台上的辖区内群众的信息只向政府用户开放,其他用户没有使用权限。而各单位和部门之间可以方便快捷地共享各自的数据、信息,针对政务信息资源实行统一管理,达到及时更新数据、在网络上共享数据等目的,帮助政务办公人员提供办公效率,同时保障信息安全。

  第三,政务公开,需要政务办公人员按照规定和要求公开相关的政策信息,维护人民群众的知情权;主动和人民群众加强沟通,对他们提出的意见必须及时答复,改进所在部门和单位的各项工作,妥善解决内部问题,以更好地服务于群众的生活、企业的发展;定期公布所在部门使用经费的情况,更好地接受大众的监督。

  第四,网络审批,促进各职能部门协同办公,极大地缩减行政审批周期。办公部门利用网络审批功能可以及时往云计算平台上传各项业务生成的电子表格,有审批需求的用户在客户端就可以填好表格,并自动上传到云平台,进入指定文件目录,之后系统利用电子邮件的方式通知办公人员对用户提交的申请进行审批,再利用邮箱及时反馈审批信息,提高办公效率,让群众更信任政府,进一步提升政府公信力,树立良好政府形象。

  2.3、 地面数字电视的应用

  最近几年,各国纷纷开展数字电视研究工作,我国为更好地拓宽电子信息技术的覆盖范围,相关部门加强落实城市组建单频网这项工作,大力研发并应用电子信息技术,通过新技术不断加快液晶和等离子等关键技术攻关步伐,确保赶上国际先进水平。在政务办公中应用地面数字电视,能帮助人民群众更全面地了解政务办公人员开展日常工作的情况,并利用电视全面了解其他地区的政府工作情况,增强社会监督力度。当然,在政务办公中应用地面数字电视时必须有安全管理体系的支持和数据信息备份,保证在信息网络发生意外事故时不对长期累积的网络信息造成灾难性损失。如平时要正确使用网络安全管理系统、数据备份系统,落实灾难恢复和紧急响应机制,加大管理力度,保护数据信息的安全和系统运行安全。对于电子政务网络安全事件预警和应急响应体系,应借助技术手段尽早发现危害计算机和信息网络安全的事件,及时响应,降低安全风险和损失。

  3、 结语

  电子信息技术在政府单位的成功应用大大推动电子政务建设工作,通过使用各种先进的、新型的电子信息技术,促进各单位及各部门资源的整合,提高各单位及各部门的协同工作能力,拓宽电子政务信息化建设的覆盖领域,进一步规范政务办公流程,夯实电子政府实现基础,为更好地服务于人民群众提供必要技术支持。尽管电子信息技术正在飞速发展和更新,但现如今政务办公中所用的信息处理方式还相对简单,在传递的速度与安全性方面有待提高,所以今后更要加强对电子信息技术的研究和更新,将其应用于政务办公的各个环节,不断提升政府服务质量。

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