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浙江小微企业云会计应用问题与对策
发布时间:2020-06-10

  摘    要: 新冠肺炎疫情、经济结构转型升级、人力成本大幅提升,小微企业应用云会计的条件基本成熟。运用文献分析法分析出云会计应用的影响因素。通过问卷调查和层次分析法的结果分析发现,云会计在浙江小微企业推广中主要阻碍因素是安全,具体表现在数据存储、数据权限、平台运行等方面。建议企业选择成熟的服务器、运营商,提升服务质量、加强监测保证数据存储和用户信息的私密性,以及政府层面法律法规建设等。

  关键词: 小微企业; 云会计; 层次分析法;

  一、引言

  2020年是全面建成小康社会目标的实现之年,是全面打赢脱贫攻坚战的收官之年。“小康不小康,关键看老乡。”要完成上述两大目标任务,小微企业必须要发展,要加快转型升级。面对新冠肺炎疫情“黑天鹅”,虽然经济出现了暂时性的下滑,但是逆风前行,亦见风口。一批新产业新业态新模式在迅速增长,宅家办公成为新形式,而云会计的发展,不仅能够为小微企业降低成本,更能够实现随时办公,符合经济社会的长远发展需求。

  目前,小微企业普遍使用手工记账进行会计处理,相对于传统记账方式,云会计作为一种互联网下新兴的会计辅助软件,简单且易操作。由于现阶段企业应用程度不高,所以本研究对影响小微企业应用云会计的因素进行探究,以便于云会计在浙江小微企业的设计与应用。
 

浙江小微企业云会计应用问题与对策
 

  二、相关概念界定

  云会计的概念,主要是指以互联网作为平台基础而构建的,可以为企业的经营管理提供在线会计管理与核算,并进行会计决策的多功能服务应用体系。总而言之,它是一种能够根据客户不同层次的需求,为企业提供按需使用和按使用多少付费的软件服务模式。通俗来讲,它是一个除了各种输入和输出设备是由用户实际掌握的以外,其他成分都在云端的网络计算机。云会计系统主要包括会计管理的应用软件及服务平台,它们可以对会计数据进行存储和处理。

  关于小微企业的概念界定,虽然我国对此先后经历过多次变化,但2017年12月28日由工业和信息化部、国家统计局、国家发展改革委和财政部四部门联合下发《统计上大中小微企业划分办法(2017)》(以下简称《企业划分办法》)以后,目前我国对各不同类型小微企业的界定标准均依照《企业划分办法》来执行。例如,工业企业对小微企业界定标准为营业收入<2000万元及从业人员<300人;交通运输业对小微企业界定标准为营业收入<3000万元及从业人员<300人。

  三、研究文献综述

  (一)国外研究现状

  云会计作为会计与云计算的融合,虽然已经在美国、澳大利亚等国家开始应用,但仍存在诸多挑战。为了更深入了解现有的云会计研究成果,本研究运用文献分析法对国外文献进行梳理,分析得出影响企业应用云会计的因素。

  在安全性方面,对平台缺乏安全稳定性的问题,Erl等(2013)对云会计理论进行了全面探索,进行了对云会计平台的安全稳定方面的调查研究,同时提出了云会计发展可能遇到的困难及拟采取的解决办法[1]。

  在成本方面,Robbes等(2007)认为,使用云会计可以降低企业的财务成本且在小企业中具有广泛的应用前景[2]。但由于云会计软件的后期需要灵活的平台维护和软件、设备更新,所以就长远来看,云会计的成本远超过传统会计。

  在实用性方面,产品创新、个性化方面有待提高。Arifin等(2014)给小微企业对云会计移动应用软件的使用提出了一些建议,阐述了云会计在小微企业中的创新性还有待加强[3]。

  企业财务领域应用的覆盖面不广。郑可人(2015)介绍,日本三菱综合研究所于2010年7月对10000名就职于300人以下规模小微企业的职员进行了问卷调查,结果发现,27.3%的职员没有听说过“云”,72.7%的人听说过“云”,其中有78.3%的职员没有进行过相关研究[4]。为此,有必要采取行动促使他们不是仅停留在认知上,而是大胆地去利用“云”,增加云会计应用覆盖面。

  (二)国内研究现状

  云会计在国内的推广与应用时间并不是很长,是在这几年才新兴的概念,但国内对于云会计的相关研究却已有不少。本研究针对影响小微企业使用云会计的几个主要因素进行研究,旨在推动云会计在小微企业的使用率,并为服务商在推广中能规避一定的风险提供参考。

  在安全性方面,对于平台缺乏安全稳定性的问题,唐思邈等(2016)提出了云会计的功能技术不完善、存在安全隐私性的风险问题[5]。在后续工作中,要重视和完善云会计的功能技术,加快提出解决方案的步伐。针对数据存储的保障性不足,李莎(2016)、武昱含(2016)、孙玫(2017)指出,云会计存在数据安全性的问题。对于使用者而言,核心数据对于企业的发展有着至关重要的作用,唯有保障数据的安全性,才能使云会计普遍推广[6,7,8]。在相关法律法规制度上,整体还有待加强。修雪丹等(2016)通过文献分析法发现存在相关法律法规的迟滞、缺乏有公信力的评价体系等问题,同时建议国内应完善相关法律法规并建立良好的市场监督机制,在国际上建立国与国之间的云数据合作协议来处理数据衔接问题[9]。

  在成本方面,罗莹娴(2017)、孙小丽(2018)通过案例分析法发现,由于我国的云会计仍属于发展前期,高昂的研发成本让使用企业承担着比以往的会计系统更高的使用费用[10,11]。在日常人工费用方面,由于小微企业的财会业务数量较少,通常不专设财务部门,只是让会计人员去学习专业的财务软件,云会计的出现会直接增加财务人员的学习成本。

  在实用性方面,对于目前平台的人才储备现状,袁安军(2014)研究发现,浪潮集团原有的区域销售体系只是单一满足了传统产品的销售需求,组织架构较为分散,主要原因是云会计的人才储备远远跟不上需要,所以在一定程度上制约了浪潮云会计的转型[12]。在产品满足个性化需求方面,彭超然(2014)发现,面对客户的需求,要提供一套与小微企业用户实际相符的会计信息化系统,不同于传统的按需定制软件,云会计能够满足针对不同的用户、地域和业务的需求[13]。针对云会计在企业应用领域覆盖面不广的现象,孙玫(2017)指出,现阶段人们对云会计认知不足,建议政府可牵头与大型的云会计服务运营商合作开展地区性示范工作,加大对重点运营商的扶持力度,助力其做好云会计的推广工作[8]。

  (三)研究文献综述

  企业在日常经营活动、决策管理中都渗透着大数据的运用,但随着大数据时代的到来,传统时代的会计信息系统难以适应快速发展中高效处理海量复杂数据的要求,基于云计算发展下的云会计也由此而生。纵观国内外研究文献资料可以看出,大多数的学术研究集中于以下3点:

  1. 研究范围

  对云会计的安全、成本、创新应用、产品的个性化,以及优势、劣势分别具体化地进行全面的剖析,并针对云会计发展过程中可能遇到的问题给出相应的对策,希望能为之后的学术研究者提供一定的参考。

  2. 国内外研究侧重点区别

  国外学者在研究这些问题的同时,还侧重于云会计技术及服务模式方面;国内学者研究的侧重点放在其对安全方面的影响上。

  3. 研究有待加强

  现有的研究成果还不够完善,对相关法律法规等政策保护方面的研究还有待加强。此外,有学者指出对云会计安全成本可信的度量指标尚未达成一致,指标的选择主要靠学者的主观决定,造成的研究结果差异较大,采用定量和定性相结合的方法研究成本和平台应用的文献还寥寥无几。

  四、浙江小微企业应用云会计的问题和影响因素

  小微企业是支撑浙江经济的重要基石,是推动浙江经济增长的生力军。2020年1月20日浙江省市场监督管理局发布的数据显示,2019年全省新设民营企业达47万家,同比增长15.8%。截至2019年末,纳入全国小微企业名录库的浙江省在册小微企业数量达到222.4万家,占在册企业的87.7%,在册民营企业数量达233.4万家。

  在小微企业飞速发展的时代,企业内部运用的生产管理软件影响着企业的整体效益。云会计作为新型财务辅助软件,虽然对于小微企业工作效率有显着的提升,然而现阶段在云会计的应用上仍存在很多问题。

  (一)安全性方面

  1. 服务平台故障

  近年来,云会计平台上的安全稳定事件频频发生:2019年3月3日,阿里巴巴公司的阿里云系统发生大型宕机故障;同月,在太平洋标准时间3月12日,全球各地许多用户反映,使用谷歌音乐及谷歌的其他服务时都遇到了问题,影响区域包括北美洲、南美洲、欧洲和亚洲部分城市,谷歌随后承认出现了平台故障。服务平台故障影响面大,对于云会计服务商刚刚建立起来的信任,无疑是一次沉重的打击,同时给很多企业造成了不可弥补的损失。

  2. 数据存储安全

  在数据存储的隐私及保障上,由于云会计的数据存储原理是将会计数据存放在没有实际存在的“云端”,可能发生企业财务数据泄露就成为了企业担心的一个重要方面。从根本来看,就是云会计的安全性仍不足以让企业充分信任。

  3. 法律保障

  相关法律法规的健全方面,云会计作为一个发展已久,但知名度较低的平台,从根本上来说,需要法律法规对其进行规范,在过去40年间,云会计和会计的法律法规基本相同,时至今日,会计与云会计的差异越来越大,我国亟需一套行之有效的法律法规对其进行规范约束。这样才能使云会计更好更快地发展。

  法律法规的风险主要有这几类:一是侵权风险。云会计的技术标准、监管法律不完善,使得企业会计信息存在非法使用风险。二是经营管理风险。云会计运用可能使企业财务管理架构、纳税申报会发生变更。三是行业监管风险。在云平台运行模式下,会计行业主管部门更容易获取企业财务管理信息,对企业来说将会面临着更大的监管压力。

  (二)成本方面

  小微企业对于云会计日常使用及后续支出费用的担忧,主要原因是我国云会计在发展之初就缺乏统一制定的标准,造成现阶段各平台之间产品兼容性较差,从而导致企业更换云会计服务平台的成本较高。

  企业会计信息化建设需要多方投入。首先,是购买软件系统的投入,主要包括财务软件和防火墙,这块一般投入占比重较大;其次,是购买硬件设备的投入,像服务器、存储器和电脑,这些往往是用来构建企业内部局域网必需的。以上这些只是会计信息化建设的先期投入。

  运行期间产生的人工费用高昂。在软件应用的过程中,不仅需要专业的IT人员定期对系统进行维护,以保障系统的正常运转和数据的安全存储。除此之外,对于财务软件的升级补修,员工需要讲师上门进行培训,则又是一笔费用。

  因此,普遍感到资金缺乏的小微企业,很有可能因为巨大的成本负担无力进行会计信息化建设,或者导致会计信息化的发展停滞不前。

  (三)实用性方面

  在软件系统的更新及人才储备上,需进行更细致的多因素思考。

  1. 系统更新

  企业在购买或租赁云会计软件相关服务的过程中,为保证资金投入的有效性应坚持按需购买,而且考虑到云会计软件后期维护、升级等对专业性的依赖,应有意识地选择租赁应用方式。对于开发商而言,随着时代不断变化,会计的一些准则也随时代而变化,在这种情况下,云会计软件也要不断地更新和升级才能一直被会计人员使用。

  2. 人才储备

  系统不断更新使云会计的人才需求越来越强烈。对于企业而言,在云会计的环境中,会计人员需要学习很多新的东西,是对其专业能力的考验,主要有在云会计数据处理的过程中,对相关服务的应用方式等进行全面、准确的掌握。企业应用云会计,在一定程度上简化了传统会计处理流程,报税、审计、银行对账等会计实务完全可以通过网络实现,这对于会计人员的能力有了更高的要求。

  影响云会计广泛应用的主要原因之一,就是企业对云会计概念及其业务不够了解。不了解云会计可以给企业带来的好处及优势,企业只需用普通的电脑、手机即可享受云会计服务,而不必购买服务器等大型硬件设备;配备专业的维护管理人员保证了较高的安全性。其实,随着网络发展的日新月异,4G移动网络的建成也使得移动办公成为可能,大大增加业务流程效率,并且伴随着云会计发展的财务外包业务,也能方便事务所、税务局等部门对企业进行检查审计。

  尽管云会计具有种种的优势,但是没有得到广泛的回应,主要原因:一是是缺少成功使用云会计业务的大量企业案例引导;二是云会计的市场前景不明朗,企业不敢贸然前进。

  (四)影响因素

  影响大多数浙江小微企业应用云会计的因素,主要集中在安全、成本和实用性3个方面。

  安全方面,主要是平台内部服务器的不稳定和动荡性,使客户在使用中得不到很好的体验。同时,法律法规制度不完善也增加了客户对平台数据管理保密性的担忧。

  成本方面,主要是企业在初期软件系统投入和硬件设备购买上产生大量成本,应用阶段的人员培训、软件更新维护也造成高昂成本。

  实用性方面,主要是平台需要高科技人才更新升级系统,以满足企业的个性化需求。同时,企业对于云会计的认识程度不足造成了对云会计软件望而却步。

  五、基于层次分析法的分析模型

  (一)构建层次分析模型

  层次分析法是把与决策紧密相关的要素化分为目标层、准则层、方案层等递阶层次,在这个前提之下开展定性和定量相结合的计算分析方法。通过将问题层次化,针对问题的特性及必须得到总体目标,把情况分化成不一样的构成要素。同时根据要素之间的相互作用和从属关系,把要素针对不一样层次聚集,构建一个多层次的结构模型。

  基于对云会计国内外研究现状及相关问题了解,对于“影响浙江小微企业使用云会计的原因”之主题进行了模型设定,其指标体系由一、二、三级指标构成。二级指标总体上是由云会计的安全性、云会计的成本、云会计的应用性三部分构成。三级指标细化分解二级指标,作为底层指标主要反映中间层的评价方向。三级递阶层次结构,如表1所示:

  表1 层次分析模型
表1 层次分析模型

  (二)影响因素权重计算

  在表1构建的层次分析模型中,需要确定指标层指标的权重,进一步得到准则层指标的权重,从而确定各项影响因素对于企业应用云会计技术的阻碍程度。先将一个指标体系赋予权重100%,而每项指标的权重,根据各项指标对企业应用云会计技术的影响程度,将总权数在各个指标之间进行分配。在进行权重分配时,采用德尔菲法即专家意见打分法。具体方法是对浙江小微企业主发出调查问卷,对指标体系中的指标相对于其应用云会计时的影响程度进行排序,最后得出每项指标的权数,各一准则层内指标权重之和,即为该准则层指标权重。

  基于小微企业在浙江遍布性强,各城市对小微企业发展的政策条件、经济扶持状况的不同等情况,本次问卷发放范围涵盖了浙江省所有的地级市,共11个。覆盖建筑、服务、批发零售、住宿餐饮、制造、文体、信息服务等行业。共发放问卷57份,拒绝提供问卷数据7份,占总问卷比重的12.28%,收回有效问卷50份。运用MATLAB R2016b进行进一步数据处理。

  1. 建立判断矩阵

  判断矩阵定义表示,方案层的所有因素两两进行重要性比较时,通常采用9级标度法,即用数字1~9及其倒数对因素的重要性进行赋值的方法。

  2. 检验判断矩阵的一致性

  由于判断的繁多性、复杂性,往往使得判断矩阵中某些数值具有前后矛盾的可能性,即各判断矩阵并不能保证完全协调一致。所以通常以一致性指标来衡量判断矩阵的准确度,检查判断思维的一致性。以CR代表一致性比例,当CR<0.1时,即可认为判断矩阵具有满意的一致性。

  通过对问卷数据处理,未通过一致性检验的问卷为6份,有效问卷为44份。

  3. 计算结果

  由于各市小微企业数量不同,其样本数据对浙江省小微企业影响程度也不同。本部分结合国家企业信用信息公示系统中的小微企业名录[14],对已拥有的44个企业样本代表所在的城市,就城市内小微企业数量多少,进行加权平均计算,其结果就普通计算而言更具真实性及实用性。

  最终得出影响浙江小微企业使用云会计的因素综合权重表(结果保留4位小数),如表2所示:

  表2 综合权重
表2 综合权重

  六、数据分析与解决对策

  (一)数据分析

  通过对文献的总结,得出了10个影响因素,并通过层次分析法得出以下结论:

  在二级指标中,安全性权重占比最大,为52.11%。在安全性指标中数据存储的保障性和对用户的数据隐私性是排在第一位和第二位,可以发现这两个指标均是关于数据安全的,所以对小微企业来说,数据安全一直是其考虑的首要因素。

  在二级指标中,成本权重占比最小,为22.37%。在成本指标中,日常软件使用费用的权重最大,这主要由于云会计是一种根据客户不同层次的需求,提供按需使用服务模式的软件。不同于云会计平台所指定的价格差异大且相互之间的转换成本过高。

  在二级指标中,实用性权重占比较小,为25.52%。在实用性指标中,产品的创新、个性化程度的权重最大,主要指系统漏洞的更新速度和对不同企业财务需求的契合程度,这些都会主观上影响到企业对云会计的选择。

  (二)解决对策

  通过对权重的计算,得出的影响较大的4个因素全部集中在云会计的安全性方面。

  1. 数据存储的保障性

  平台数据存储的保障是安全性指标中最重要的,占总体14.66%。

  对于数据安全针对性的建议是,云会计服务运营商在数据进行网络传输时采用加密算法。比如,当小微企业在云会计软件中上传或者下载数据的时候必须经过密码认证,如果要解密也必须手动才能解码。对于数据残留容易使企业的数据信息被无意间泄露问题,需要云会计服务运营商保证将系统内的存储空间在交给其他用户前,必须将该空间之前存储的数据清除干净。

  2. 用户数据的隐私性

  平台对用户数据的隐私性是安全性指标中的第二位,占总体13.42%。

  建议:企业存放于服务器中的数据通过密钥管理技术进行加密,此密钥由企业自身控制,坚决杜绝云会计服务运营商及其他人访问企业数据的可能性。同时加强企业内部权限控制,严格管理工作人员浏览权限,防止内部人员泄露数据。

  3. 平台的流畅稳定性

  平台运行的流畅稳定是安全性指标中的第三位,总体也是第三位,占12.42%。

  对于企业在系统安装方面提出3条建议:一是选择成熟的服务器软件和稳定的发行版本;二是同时关闭网站服务器用不到的端口,开启防火墙;三是定时单看日志和备份网站数据源码,不定期重启服务器。

  对于运营商,建议利用监测网点监控IT性能和24小时人员监控。一是国内比较成熟的软件。例如,“监控宝”可以为用户提供IT性能监控,其通过遍布全球的300多个分布式监测节点,对网络进行稳定性和可用性实时分析,当网站有宕机风险时,会自动发送邮件和短信到监控人,让网站负责人快速作出应对。二是托管商在机房需有人24小时驻扎,可以随时响应客户重启网站服务器和网络中断问题,同时还提供不限次数帮助客户重装系统服务,让客户网站出现问题得到最及时的解决。

  4. 法律法规的健全程度

  相关法律法规的健全程度是安全性指标中的第四位,总体也是第四位,占11.61%。

  云会计标准的不统一已成为其产业发展的重大“瓶颈”,需要作出长远规划。我国在《国民经济和社会发展“十二五”规划》中提出“推进信息化工业化深度融合”。以云会计为高端软件代表,已列入战略性新兴产业的支持范围。我国可以借鉴以美国为首的众多发达国家在云会计的发展方面的经验,在结合本国国情前提下,明确云会计的发展方向,健全我国信息安全法律法规体系。

  政府应积极促进小微企业和云会计平台之间的合作,同时对各方面进行监管。

  七、结论

  运用文献分析法对国内外云会计研究进行梳理,分析出云会计应用的影响因素。通过问卷调查和层次分析法的结果分析发现,云会计在浙江小微企业推广中主要阻碍因素是安全因素,具体表现在:数据存储、数据权限、平台运行等方面。

  建议企业选择成熟的服务器、运营商,提升服务质量、加强监测保证数据存储和用户信息的私密性,以及政府层面法律法规建设等。

  为了云会计在企业中顺利应用,云会计开发企业应当选择成熟的服务器、完善算法设计、提升服务质量。相关政府部门可以考虑出台相应的减税优惠政策推广云会计,并加强对云会计运营商的监督管理。

  参考文献

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