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嵌入企业流程的法律风险防范服务的作用
发布时间:2020-08-01

  摘    要: 非诉业务已经成为律师的重要业务领域,律师的法律风险的防控服务嵌入企业的流程管理之后,能为企业的决策、生产和经营提供法律风险预防,进而减少企业的法律纠纷甚至损失,企业经营的方方面面都受法律规范,因此如果处理不当,法律风险很容易显现为法律纠纷。

  关键词: 非诉业务; 企业流程管理; 法律风险; 必要性; 律师服务;

  一、法律顾问服务内容再造

  法律顾问服务是律师的常规业务,一方面能获得相对稳定的收入,另一方面也可以在一定程度上提高自己的知名度。如今的企业法律服务市场,存在一种极不正常的现象,即很多企业重视诉讼,轻视诉讼预防,往往是企业遇到了法律纠纷或者遇到了法律上的麻烦,才想起来找律师,虽古语有云“亡羊补牢,为时未晚”,但是,实践证明,诉讼是公司解决危机与纠纷的最后选择;诉讼一旦发生,结果就不是我们意愿能控制。诉讼有风险,结果取决于证据的收集、诉讼策略甚至是法官对当事人的直觉。没有证据即便是再有理的事情,也无法胜诉,判案所依据的法律事实与客观事实之间存在差距。

  美国通用公司前CEO杰克·韦尔奇曾经说过,“其实并不是GE的业务使我担心,而是有什么人做了从法律上看非常愚蠢的事而给公司的声誉带来污点,并使公司毁于一旦。”商业风险无可回避,法律风险缺刻防范。[1]法律风险是每一个企业都要面临和解决的风险,一旦解决不好,对于企业的打击将是致命的。中国经济处于高速的发展期,企业的经营行为不尽规范,这就给企业的管理者提出了难题,管理不善,就会让企业面临很多的法律风险,处理不当,法律风险可能转化为法律纠纷,给企业增加不必要的经营成本甚至造成损失。企业管理者日常管理以行政和交易流程管理为主,如果能够将法律风险防控嵌入这些日常管理流程中,从而依法经营,保护企业的合法权益,就可以避免企业的法律风险。

  二、企业的流程管理管理一般以行政和交易流程为主

  (一)流程管理的基本特征

  企业的流程按其功能可以区分为业务流程与管理流程两大类别。

  1.业务流程是指以面向顾客直接产生价值增值的流程。

  2.管理流程是指为了控制风险、降低成本、提高服务质量、提高工作效率、提高对市场的反应速度,最终提高顾客满意度和企业市场竞争能力并达到利润最大化和提高经营效益的目的的流程。

  企业内的一切流程都应以企业目标为根本依据,尤其是管理流程:对外,面向客户,提高业务流程的效率;对内,面向企业目标,提高管理流程的效率,平衡企业各方资源(生产线平衡),控制总体效率的平衡,实现企业总体绩效。
 

嵌入企业流程的法律风险防范服务的作用
 

  (二)流程管理的目标

  流程管理最终希望提高顾客满意度和公司的市场竞争能力并达到提高企业绩效的目的;依据企业的发展时期来决定流程改善的总体目标。在总体目标的指导下,再制定每类业务或单位流程的改善目标。

  (三)流程管理的缺失

  流程管理是否成功取决于流程设计的有效性以及对相关环节风险的把控。通常的流程管理以行政或交易流程为主,规避的风险大多是越级审批以及交易环节的对错。这样的流程一般都没有专业的律师介入,很少有能防范法律风险的设计。

  三、企业法律风险防控业务是企业自身经营和发展的重要保障

  企业以营利为目的,而任何利润的获取,必然伴随风险,某种程度上可以说,利润越高,风险越大。对于企业来说,企业风险是指企业在其生产经营活动的各个环节可能遭受到的损失威胁。[2]这些风险中,大体可以分为两种:商业风险和法律风险。商业风险是指企业进行商业交易过程中因为投资的选择而产生的风险;法律风险,是指在商业交易中因为交易行为违法或者交易流程中没有法律意识而忽略交易流程导致法律纠纷出现或者导致损失的产生。

  企业的法律风险存在于企业的经营的各个领域、各个环节,这些法律风险如果处理不好可能对企业的打击是致命的。中国的社会是一个逐步向完善法治社会转变的阶段,人情处事仍然有很大的市场,很多中国商人在做生意的时候看重的是关系,并且对交易过程中的法律风险的认识很少,这是中国商人与外国商人的重大区别之一。相反,中国老板在和外国老板谈判的时候,常常对外国老板动辄请出一大群律师、抱着一大摞法律文件,感到不屑甚至厌恶。中国企业宁愿将资金投入广告和重金请客,而不舍得花钱聘请法律顾问或者请几个法律高手事先进行法律风险防控。

  法律风险在中国还没形成统一的定义,但是笔者认为,法律风险是指行为人进行某种行为时由于行为本身违法而可能导致承担法律责任的风险。例如,企业的偷税行为,合同违约行为等。在司法实践中还有一种情况,就是企业合法行为也可能导致承担法律责任的风险,如企业签订的技术转让协议是合法的,但是由于未审查技术所有者导致侵犯第三人知识产权。

  四、嵌入企业流程的法律风险防范服务的作用

  企业行为是由人实际操作的,如果没有规范的法律风险管理流程,行为可能无法得到有效的控制,因此,法律风险的防范也就无法得到有效实施。

  如果有一套已经嵌入法律风险防范机制的流程管理,就可以从一开始就让企业的经营按照法律的要求进行。下面以采购环节以及人力资源环节为例介绍法律风险防控应如何嵌入企业流程管理:

  (一)采购环节的风险防范

  不管是生产企业还是贸易企业,都涉及到采购,采购行为在公司经营中具有举重轻重的地位,作为买卖法律关系,采购行为的规范应当从主体是否适格、标的是否合法、标的质量是否符合要求、价款及支付方式如何确定、包装运输如何进行、交付货物不符合约定的质量标准如何处理等方面。如果企业能认识到这些环节当中存在的法律风险并且通过对企业采购流程的法律风险防控,就能避免法律纠纷。

  采购流程法律风险防控的重点:

  1.主体应当适格:企业进行采购时,应当与符合法律规定的主体进行交易。另外,一般企业进行交易的时候,大多不会由两个企业的法定代表人直接进行谈判和签订协议,这就涉及到公司对自己委托人的授权问题,企业在出具授权委托书的时候一定明确授权事项,授权期限,授权权限;同样,如果企业在审查对方提交的授权委托书时也应当注意以上事项的审查,如果对方没有权限或者已超过授权期限双方签订的合同有可能被认定为无效;企业应当禁止采购人员持空白合同对外进行采购的行为,如果因特殊情况,必须持空白合同,空白合同除了必要事项外,应当减少填空事项。

  2.标的应当合法:国家法律规定,买卖双方的交易标的应当符合法律的规定,比如麻醉药品的买卖并不是所有的企业都能进行的;国家保护的野生动植物的买卖也是被禁止的,因此,企业进行交易的时候应当明确知道交易的标的是否符合国家的强制性规定。

  3.标的物质量应当符合要求:企业采购原料应当符合其采购的目的,这就要求对于标的质量标准定明确。如果没有约定,有国家标准的适用国家标准,没有国家标准的,依次适用行业或企业标准,这就要求我们制定采购流程时,一定要在合同中约定符合合同目的的质量标准,切忌笼统约定“质量合格”。

  4.价款及支付方式的确定:采购企业对支付方式的确定是制约供货方的一项很好的措施,如果能在付款上控制供货方的每一个交易环节,在法律纠纷发生时,就能尽量减少企业的损失。

  5.包装运输方式的确定:采购的产品大都需要包装和运输,包装的约定应当根据采购的产品的性质明确,运输问题关系到产品所有权的转移问题,如果是采购企业负责运输自提货物,自提货地产品的所有权发生转移,风险也随之转移;如果是供货方负责运输,送货到采购企业,所有权及风险在送货地发生转移,这都是潜在的法律风险,如果处理不好,必定会出现法律纠纷。

  6.交付货物不符合约定的质量标准处理方式:采购的产品不符合约定,进行退货处理的现象经常会发生。因此在合同中应该对退货进行约定,包括:出现什么情况可以退货,退货的程序,以及退货费用的分担等。

  (二)人力资源环节的法律风险防范

  《劳动合同法》实施以后,劳动者权益的保护得到了进一步加强,企业用人的法律风险也随之增加,这种增加源于企业多年以来用工不规范造成的。企业人力资源法律风险防控重点存在于以下几个环节:

  1.招录员工:企业在进行招聘时,只向应聘者告知岗位,没有告知明确的岗位描述、职位要求以及工作准则,如果员工在试用期或者转正后,工作表现不符合岗位描述、职位要求,企业也不能以员工不能胜任本职工作而进行处理。

  2.规章制度制定:规章制度是企业自主管理的很重要的一项手段。如果规章制度满足合法、民主制定、公示三个条件,对员工是有效的,因此,企业在制定规章制度时应当加以注意。

  3.加班制度:如果企业由于生产或经营的需要安排工人倒班,企业应当依法到劳动部门办理综合工时制度审批,并且应当保证员工的工作时间不超过法定的工作时间,否则应当支付加班费。

  4.劳动合同解除管理:劳动合同是企业和员工之间订立的合同,合同履行过程中会出现很多情况,导致合同无法继续履行,因此劳动合同解除不可避免。企业发现员工出现解除事项的时候,采取怎么样的程序与员工解除劳动合同,解除劳动合同是否需要支付经济补偿金,如果员工提出解除劳动合同,企业如何应对等,这都需要完整的制度加以规范,这些流程规范有律师的参与,能在很大程度上保证企业避免一些不合法的做法,减少企业可能会遭受的损失。

  总而言之,律师法律风险防控服务,是企业管理中的重要环节。如果将企业家的投资意识与律师的法律风险意识结合起来,为企业所用,我相信这样的企业将是不可战胜的。一个懂法律的企业经营者和一个懂得企业管理的律师,都是不可或缺的人才。如今在倡导专家型律师的氛围中,律师的法律风险防控服务应当成为企业管理中的重要环节。以事前防控为主,预防法律纠纷的出现,才是企业降低法律风险的根本途径。律师的工作与医生的工作很相似,医生看病在时机的选择上,事后治疗不如事前预防,律师也是这样,律师在为企业提供法律服务时,要将法律风险防范于事前,一旦纠纷发生了才想起补救,也许证据、时效等就成了纠纷化解道路上的重大障碍。如果说,20世纪是质量管理的时代,那么,21世纪必将是风险管理的时代。[3]毫无疑问,公司长远发展与规范经营需要的是能事先防范法律风险的专业人士。

  参考文献

  [1]邓白君编着.企业法律风险管理与实训[M].上海:上海财经大学出版社,2015:1.
  [2]江泽利,姜河.企业法律风险管理体系研究[M].北京:北京交通大学出版社,2017:10.
  [3]高志宏,党存红.企业法律风险管理导论[M].南京:东南大学出版社,2014:18.

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