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铁路基建项目管理系统主要功能与设计方法
发布时间:2020-02-20

  摘    要: 铁路建设在近些年来发展迅速,信息技术的进步为实现铁路基建工程项目科学管理提供了重要的技术途径。依托工程实例,设计了铁路基建工程项目管理系统,拟通过建立该系统,实现物资数据、项目资料、变更信息、日常调度、风险安全、质量信息和项目投资完成情况的跟踪、管理、检索和利用,为项目管理工作的科学化、规范化、长效化、信息化奠定基础。

  关键词: 铁路; 项目管理; 信息化;

  0、 引言

  基于信息化技术的项目管理系统在建筑、电力行业已广泛应用,为项目科学管理、规范管理提供了有效保障。同时,对开发设计铁路基建工程项目管理系统提供了重要参考。在铁路建设中,尚未有针对性的项目管理系统的开发及应用。为高效实现铁路建设项目管理的总体目标,有必要结合铁路基建工程项目的实际,研究设计适用于铁路建设的项目管理系统,以指导和优化铁路行业基本建设的开展。

  1 、项目管理系统设计目标

  1.1、 项目建设的程序固化

  该系统通过“项目管控流程化、作业质量标准化”,消除人为因素对项目建设的不利影响,对铁路基建工程项目做到有效控制和规划,为实现项目全生命周期(包括从项目立项决策、勘察设计、工程实施、竣工验收到后评价)管理提供过程监控和决策支持。

  1.2 、项目管理范围覆盖参建各方

  铁路基建工程项目管理的主体是建设单位,具体实施项目的是施工单位。该系统通过“过程管理信息化”,对工程建设中大量的、动态的、错综复杂的数据和信息进行及时、准确的分析和处理,提高项目管理人员的管理水平和对项目的控制力度,解决各级管理者对下级管控的问题,从而解决对参建单位管控的问题。

  1.3 、风险管理、内部控制及各种经营活动要求相融合

  该系统通过“风险管理预控化”,对项目中的各种经营活动进行事先计划、事中控制、事后反馈,规范项目建设有序推进。将风险管理、内部控制及各种经营活动要求贯彻落实到项目建设的各个环节,降低工程项目风险,确保参建各方依法依规履行职责,保障项目建设健康稳定发展。

  2 、项目管理系统主要功能

  2.1、 项目信息管理

  该系统通过信息的采集、存储、加工、传递、统计等,实现查询、检索、分析功能,形成各类计划、报表等文件,为决策提供支持。项目信息由参建各方(包括建设、设计、监理、施工、第三方检测、质监等)录入,录入的信息要确保完整性和准确性。项目主要信息包括基建项目概况,工程性质、周期、数量,参建单位名称、组织架构,施工计划及进度跟踪信息,重点工程数据,施工物资信息,参建各方联络信息,设备信息,危化品信息,安全信息,质量信息,项目建设法律、法规、行业规范、标准,企业规章制度信息,合同数据等。
 

铁路基建项目管理系统主要功能与设计方法
 

  2.2、 项目资料管理

  项目资料的形成和整理贯穿于项目建设全过程,按照《建设项目档案管理规范》对项目在准备阶段、施工阶段、试运行和竣工验收阶段形成的文件进行整理和归档,具体包括铁路项目立项、招标投标、勘察设计、施工、质量监督、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)、移交验收、后评估等工作活动中形成的文字材料、图表、计算材料、声像材料以及其他形式与载体的文件。在该系统中主要实现全流程档案分类表对比、全部文件电子化、文件鉴定流程化、归档进度可视化、借阅权限化及可跟踪化等功能。

  2.3 、项目过程管理

  在立项决策阶段,主要通过系统存储的信息,为项目立项决策提供数据和资料支持,包括提出项目设想、向上级决策机构提出项目建议书、委托编制可行性研究报告、核准。在勘察设计阶段,通过系统对设计及审查过程的报告、意见、批复等文件进行管理,包括初步设计和施工图两个子阶段。在工程实施阶段,系统操作人员包括建设、施工、监理等单位相关人员,根据授权进入系统,开展全流程线上审批,包括施工准备工作,项目开工风险评估报告编制、批复,施工组织设计编制,开工报告管理,进度控制,投资控制,验工计价,设计变更,质量控制,节能环保,安全管理,稳定性管理,调度管理,征地拆迁及转用地组件管理。在竣工验收阶段,在系统内填写相关数据进行资料签认,主要包括隐蔽工程验收、分项工程验收、分部工程验收、单位工程验收、专业验收、项目初验、正式验收。

  2.4 、物资管理

  该系统主要实现物资计划、采购、验收、出入库、使用等全过程电子化管理。物资计划管理:提报甲供物资需求计划、初审,需求计划审核、汇总,延误提报需求计划的识别及警告,审批后形成采购计划,进行已审核结束计划的查询、打印、统计、对比分析。采购管理:招标类采购传输给招标代理机构进行招标,非招标类采购进行线上寻源、供应商报价等。物资合同管理:根据中标结果和寻源结果使用合同范本创建采购合同,并同步至合同管理模块,实现审批、查询、统计等功能。物资验收入库及出库管理:根据合同自动拆分参建单位物资需求明细并打印清单,到货登记信息打印,验收结果录入,入库物资与财务实时记账,物资提报出库申请并记账到财务,出库凭证及扣款明细表打印。

  2.5、 合同管理

  该系统实现合同的订立、履行、变更、解除、纠纷解决的电子化,包括合同进度跟踪,履约成果资料上传及查询,合同履行情况分析等。实现采购计划的分包、采购方案的维护,服务采购订单、服务采购合同编码和名称对应关联,服务采购合同及订单信息传输至造价系统,造价系统合同明细项目与概算条目对应。

  2.6、 竣工决算及转资管理

  该系统主要包括概算录入与会计科目设置,应付工程款(验工计价)线上审批生成会计凭证,工程物资线上核算生成会计凭证,预付工程款线上审批支付,合同付款情况、概算投资完成情况、项目财务竣工决算情况纳入基建项目信息管理系统集成管理,以及生成投资完成情况分析表,基建项目竣工财务决算报表。

  2.7、 项目后评价阶段管理

  该系统主要包括项目概况、项目建设全过程总结、项目效果和效益及评价、项目环境和社会效益评价、项目目标和可持续性评价、项目存在的主要问题、经验总结等以文字材料、图表以及其他形式与载体的文件材料管理。

  2.8 、其他工作管理

  该系统主要包括招投标管理、企业文化建设、廉政建设、纪检审计、绩效考核、相关方党建、新闻宣传等文件材料管理。

  3 、项目管理系统设计方法

  3.1 、梳理业务需求及业务流程

  梳理业务需求的目的是使系统开发人员充分了解铁路基建工程项目的管理和业务流现状、各级管理层及系统用户对系统的需求。通过充分理解企业的业务现状、发展战略、组织架构和管理流程,为设计符合铁路基建工程项目管理要求、满足日常业务运作的业务流程奠定基础。梳理业务流程的目的是通过对现有工作流程的梳理,实现工作条理的规范性及增加现有相关工作流程的透明度,更好地挖掘企业的业务需求,明确流程步骤、执行角色,为业务需求向信息化需求转化提供必要条件。通过业务流程梳理,可以同步发现和改进制约管理提升的影响因素,从而进一步优化工作流程,促进管理制度的优化,实现精细化管理目标。梳理业务需求和业务流程应本着“依法依规、优化流程”的原则开展工作,根据国家、行业主管部门现行法律、法规、规章及企业涉及的基本建设项目管理的有效规范性文件,通过单职能部门和跨职能部门进行的访谈调研、问卷收集等方法,收集企业业务现状、信息化需求和业务流程。图1给出了基于铁路基建工程项目系统业务需求情况编制的示意图,基本涵盖了铁路基建工程项目管理的全流程。

  3.2、 编制业务蓝图

  通过上述业务需求和业务流程梳理,可以明晰企业信息流、物流、资金流等业务流程,进而做好业务蓝图模型的设计工作,将各项业务流程转化为软件系统中的业务流程。以业务为核心是这一阶段工作的根本出发点,应努力建立标准业务流程,同时结合企业既有软件系统的工程管理(PS)模块、物资管理(MM)模块、财务管理(FICO)模块开展业务蓝图设计,降低定制开发成本。业务蓝图可根据以下步骤编制:结合业务需求确定流程名称和业务事件,结合审批权限确定执行单位(人),结合企业架构确定控制流程,结合实际情况确定活动细节。图2给出了基建工程项目管理中可行性研究编制与审核流程的示意图。

  3.3 、系统实现

  此阶段,主要通过上述设计成果,使该系统在客户终端实现实际运行,是业务流程信息化的根本体现,一般需要委托软件开发商开展,主要包括基线配置和细化配置。基线配置是由开发团队配置一个具有基本功能的系统,用作之后细化设计的基础系统;细化配置是在基础系统建立后,由开发团队对系统进行细化,以满足蓝图提出的具体业务流程需求等。该阶段的主要工作包括:建立具备兼容性的系统平台和数据库,程序开发设计、调试测试,并形成系统调试、使用说明书、维护规程、数据库源模式清单、程序验收文件等资料。

  图1 铁路基建工程项目管理系统业务需求示意图
图1 铁路基建工程项目管理系统业务需求示意图

  图2 可行性研究编制与审核流程示意图
图2 可行性研究编制与审核流程示意图

  3.4 、测试及运行

  测试是将所有模块按照设计要求组合成一个完整的系统进行测试,主要是使用者联系实际业务,理解业务前端到管理模块的业务流,以实际业务情景为蓝本,对系统内功能点有效的连接贯通性进行全范围测试,让关键用户在系统中完成跨模块流程操作,以验证系统流程配置开发和业务蓝图设计是否相符,同时对系统流程配置开发实现的具体功能进行确认。主要工作内容包括:制订测试计划、编写测试脚本、确定测试场景、测试结果统计、测试问题修改等。经集成测试、权限配置,确认系统功能符合企业实际业务后可组织系统上线运行,企业用户根据《立项建议书》及《技术开发合同》范围内全部工作内容进行验收,验收后由软件开发商移交企业用户,并明确好后续技术服务及保障工作,保证项目管理系统正常工作。

  4 、结语

  通过铁路基建工程项目管理系统的设计,搭建基建项目管理的基础架构,包括流程、制度、职责的建立等,在信息系统中,打通从规划、立项、设计、执行与监控到竣工的各环节,实现主要节点管控以及项目的价值管理。应用后可以有效提升工作效率、规范项目执行过程、深化项目数据应用,为实现项目全过程管理提供坚实的信息化保障。

  参考文献

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  [4] 王正雷.基建工程项目管理信息系统的开发与应用研究[J].中国科技投资,2017(16):15.

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