上海代写论文网专业提供代写毕业论文、代写本科论文服务
您现在的位置:首页 > 法律论文 > 经济法论文 >
企业印章管理问题与法律风险预防策略
发布时间:2021-07-07

  摘    要: 在企业的日常经营活动中,公司印章管理属于最重要的组成部分。其属于表达公司意志的重要方式,也属于表现企业主体身份的凭证。企业印章法律规范缺失以及内部管理机制不完善等方面的问题,会给企业的内部活动与外部活动带来更多的法律风险。因此,文章对企业印章管理与法律风险进行了较为深入的探究,并且提出了印章管理与法律风险防范策略,以供参考。

  关键词 :     企业;印章管理;法律风险;

  1、 引言

  企业在开展各项运营管理活动的过程中,印章管理都属于重要的组成部分,是行使基本职权的基础,属于明确各项义务权利关系的重要工具与凭证。企业在开展各项社会经济活动的时候,印章能发挥重要的作用,做好管理过程中的法律风险识别与防范的工作,能为企业的持续发展奠定稳固基础。

  2 、企业印章的内涵及其作用

  2.1 、企业印章的基本概念

  企业的印章主要代表企业刻制的以图记、文字为主体的专用公章,主要就是企业开展行政活动与民事活动的重要标记,在各项活动的开展中占据着稳固的地位。首先,企业的印章主要就是彰显企业的权利与基本形象身份,盖上印章的文件就可以得到法律的保护,也就代表着企业对文件的内容需要承担法律责任。其次,在企业的运营管理过程中,印章属于行使职权的工具,会对企业的运营活动开展产生较大影响,甚至决定企业未来阶段的收益。

  2.2 、企业印章的作用

  随着经济体制的不断改革,科技技术也越来越发达,伪造公章、私刻印章的问题频频发生,并能达到以假乱真的效果,辨别起来有一定的难度。如果鉴别条件与能力不足,就可能会引发诈骗的案例纠纷问题,对企业产生较大的影响。从全局性的角度进行分析,在开展交易活动的时候,如果没有提前进行强制性的规定,企业的印章与企业的法定代表人就能完全代表企业的意志。在理论上,文件加盖了企业的印章,就代表与法定代表人签字文件的法律效果相同。对于诉讼文书,只需要有单位的印章即可。但是法院要求在法定代表人身份证明上进行加盖印章。由此不难了解到,企业的印章效力要大于法定代表人的签字效力。

  3 、企业印章的法律意义

  在企业的各项运营管理活动中,印章属于最重要的行使基本职能的工具与凭证,能达到对外表达真实想法的目的。就实践的过程进行分析,采用加盖印章的方式,表达企业的真实意志,并开展行政活动与民事活动。所以,行政管理相对人属于印章作为企业真实意志盘点的重要方式。如果该企业的印章被盗用、仿冒等,就会引发法律风险。行为人虽然没有实际的代理权,但因为自身的行为,导致善意行政管理相对人认为相信其拥有代理权,在此过程中进行的活动,需要由本人承担法律后果产生的行为。在《合同法》49条,做出了明确的规定:行为人没有代理权、代理权被终止,以被代理人名义签订合同,行政管理相对人有理由相信行为人获得了代理权,行为有效。主要的含义就是以维护代理制度为核心,并且更加注重保护第三方人的合法权益,进一步完善民事流转秩序。
 

企业印章管理问题与法律风险预防策略
 

  4、 企业印章的种类及其主要风险

  印章属于企业运营发展的重要凭证,从法律的角度进行分析就表示着企业的认可、证明与承诺。通常情况下,企业的印章可以划分为以下四个不同的类型:首先就是企业与下属单位的行政印章、合同专用章、财务专用章等。其次就是企业机关部门的印章。再次就是企业的团委会、党务、工会印章等。最后就是项目部门的印章、法人名章。针对不同类型的印章来说,虽然在企业内部的效力存在较大的差异,但是对外的效力却有许多相似的地方。使用印章之后,企业需要承担相应的法律风险,还可以享受到利益带来的影响。所以,企业需要做好印章风险防范的工作。

  (1)没有经过批准擅自刻制印章可能会引发风险问题。企业在进行印章刻制的时候,需要获得企业领导层的批准,若没有经过批准,不能擅自进行印章的刻制。

  (2)没有在公安机关的指定单位内部,进行印章的刻制容易引发风险。公安机关指定的单位进行印章的刻制,可以直接在公安机关进行备案,如果在后续的活动中,涉及鉴别印章真伪的时候,就可以进行查询。

  (3)没有经过审批擅自使用印章,容易引发一系列的风险问题。在使用印章的时候,一定要经过相关部门的批准,如果没有经过批准不能使用,也不能在空白的纸张上使用。

  (4)没有建立印章使用台账,就会导致没有原始凭证可以查询,进而引发风险问题。

  (5)印章丢失或是被盗可能引发一系列的风险。如果在印章被盗的过程中被不法利用,若证据不充足,企业需要承担相应的法律责任。

  5 、企业印章管理中存在的主要问题

  在大多数企业的印章管理过程中,隐藏着许多的风险。但是大多数企业重视度不足,没有采用相应的策略进行防范,而是仅仅在印章管理的过程中,产生风险问题与诉讼问题之后才进行处理。就实际情况进行分析,企业印章管理主要存在以下五个方面的问题。

  (1)企业的印章刻制业务流程不够清晰,也没有梳理审批的程序。只要是项目或是业务部门的需求,领导层就可以进行印章的刻制。但是在刻制之后并没有下达正式的使用文件,也没有对使用范围与时间提出明确的管控要求。

  (2)企业没有在指定的公安部门中进行印章刻制,也没有在公安机关做好备案处理的工作。在刻制印章的时候随便找一个单位,刻制完就投入使用,进而引发印章使用风险。

  (3)有些企业没有建立印章管理方面的相关规章制度,使用的印章也没有经过严格的审批。对于印章管理人员来说,其没有对印章材料进行更加严格的审核,甚至是在空白的纸张上使用印章。印章的保管人员携带印章离开自己身边,或是让他人代为盖章,没有经过监管人的同意,携带印章外出。

  (4)有些企业没有建立统一的印章使用台账,仅仅是使用一张纸进行请示。在完成请示流程之后,领导审批用印的签批单会在办公室中保存。如果时间过长容易丢失,无法找到根源。有些企业虽然建立了统一的用印台账,但是对于领导在材料上签字、直接上报的文件没有登记用印事项以及负责人,导致这一类型的问题发生,进而引发法律风险。

  (5)大多数企业对项目部印章的管控重视度不足,没有了解到项目部印章对企业发展的重要影响。项目部印章管理缺乏规范性,也没有制定使用审批程序与使用的范围,导致项目部印章管理存在不足之处,形成法律风险。

  6、 企业印章管理与法律风险防范策略

  (1)企业应当建立健全的岗位法律风险防控机制,并直观的了解印章管理岗位可能面临的法律风险。在强化法律风险防范意识教育的同时,使其明确印章管理的重要性,并提升印章管理的综合技能水平,树立全员的风险防范意识。

  (2)企业全新注册的单位在获得了营业执照之后,需要直接进入行政服务中心,并提出刻制印章与备案的要求。企业临时进行印章的刻制,主要包括项目部印章,并由印章管理部门提出。在经过专业部门、法律部门的审查之后,上报给企业的领导审批。经过一系列的审批之后,印章管理部门需要统一在公安机关指定的单位做好备案处理工作。印章管理部门在印章交付使用之前,要下发启用的文件。

  (3)企业务必要搭建统一的印章使用台账,并制定印章使用申请表。申请使用的印章单位需要根据印章管理的规定,进行审批程序的把控。经过相关部门领导审批之后,印章使用单位需要做好统一的印章使用登记工作。企业的文件管理人员需要严格的审查相关文件,了解申请的内容、次数是否一致,确定无误后才能使用印章。

  (4)对于印章的保管人员来说,需要做好印章的保管工作。如果没有经过领导层的批准,就不能私自携带印章外出。如果出现印章丢失的问题,需要在第一时间向公安机关进行报案,并提出报案证明,还需要在项目所在地报纸上进行遗失声明的刊登。

  (5)企业要定期对印章的使用情况进行检查,印章管理人员需要遵循印章管理的基本规定,组织监察部门、法律部门等做好单位印章使用情况的检查工作,及时发现各个环节中蕴藏的问题,并提出相应的管控措施。

  (6)企业需要进一步强化对部门印章、项目部印章的管理力度,并对审批的程序与使用途径提出限定要求,严格根据企业的行政公章使用程序及各级印章的保管制度,明确使用单位。对于项目部印章与各个部门来说,都需要了解使用的范围,不能使用在外部签订合同方面,也不能印在对外证明材料上,需要将相关的使用权限告知利益相关方。企业的相关部门与项目部人员需要指定印章保管人,建立完善的台账,不能允许分包方使用项目部的印章。

  (7)如果企业的所属部门在被撤销或是变更的时候,印章的统一管理就需要获得完整的印章使用记录、收缴印章记录等。如果下属分公司注销,就需要在工商部门完成注销手续之后,进行分公司行政印章、合同章、财务章的收集工作,并做好详细的记录工作。在关闭了项目部门之后,项目部门的印章以及使用记录需要及时上交给企业的印章管理部门。企业的印章管理部门会与法律部门进行合作,做好收缴印章的销毁工作,并根据相关规定做好存档处理工作。

  (8)如果企业遇到了仿冒单位公章或是项目部印章,企业的印章管理部门就需要整合真实的情况,并汇报给法律管理部门,由法律管理部门根据法律法规提出解决措施,具体的解决方式如下:①及时向公安机关报案,并对仿冒公章的人追究相关责任;②在报纸上进行各项声明的发布,并且及时告知潜在的客户;③及时通知仿冒合同的相对人,确保将事实传达清楚,解除相关合同。如果相对人不配合,需要向当地的法院提出申请,借助法律的途径与方式解除合同。

  7、 结论

  总而言之,从企业印章法律风险问题中不难了解到,各个企业都应当将印章管理作为核心内容,做好风险管控的工作,开展全局性的规划工作。只有以完善印章管理制度为基础,树立印章管理业务流程,根据印章管理岗位的法律风险承诺书为核心,建立健全的印章管理法律风险防控体系,才能推动企业的健康稳定发展。

  参考文献

  [1]刘敬琳企业印章管理中的法律风险防范[J].经营管理者, 2015(6).
  [2]刘革企业印章管理的法律风险初探[J].法制博览, 2018(29):151-150.
  [3]陈江峰企业印章法律风险防范[J]科研, 2016(8):282.
  [4]林峥公司印章管理法律风险及制度优化[J]办公室业务。2019(12):21-22.

对应分类:
版权所有:上海论文网专业权威的论文代写、论文发表的网站,秉承信誉至上、用户为首的服务理念,服务好每一位客户
本站部分论文收集于网络,如有不慎侵犯您的权益,请您及时致电或写信告知,我们将第一时间处理,邮箱:shlunwen@163.com